O presente trabalho tem como objecto de estudo papéis de trabalho. Onde os mesmos permitem ao auditor documentar os elementos significativos dos exames realizados que evidenciam o facto de auditoria realizada ter sido executada de acordo com as normas cabiveis.
Neste contexto, os papéis de trabalho são geralmente padronizados para facilitar seu uso.
Entretanto, o presente trabalho aborda de forma clara os aspectos relacionados a forma e conteúdo dos papéis de trabalho, entre os quais fará menção dos seguintes: os objectivos da emissão dos papéis de trabalho;
Finalidade dos papéis de trabalho; natureza; técnicas de elaboração dos papéis de Trabalho; tipos de papéis de trabalhos, revisão dos papéis de trabalho e sua codificação.
Proporcionando assim uma percepção fácil dos conteúdos dos papéis de trabalho.
1.1. Objectivos
Objectivos geral
● Compreender a forma e conteúdo dos papéis de trabalho
Objectivos específicos:
● Descrever os tipos de papéis de trabalho;
● Descrever as técnicas usadas na elaboração dos papéis de trabalho.
Metodologia:
Para a realização do trabalho foi indispensável o uso da pesquisa bibliográfica, tendo se recorrido a obra de dois autores.
2. Papéis de trabalho
Segundo Kohama (2000, p, 27) Administração pública é todo o aparelho do Estado, preordenado à realização de seus serviços, visando a satisfação das necessidades colectivas. Ou seja, administração não significa só prestar serviços e executa-Los, como também, dirigir, governar, exercer a vontade com o objetivo de obter um resultado útil.
Auditoria é uma atividade que cuida da veracidade de dados contábeis. Cumprimento de obrigações e execução de programas, tendo também seu lado preventivo relacionado com dados ou prejuízos que possam ocorrer ao património.
2.1. Conceito
Segundo ATTIE (1998) os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários de documentos que contém as informações e apontamentos obtidos durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações.
Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, filmes, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam.
Definição: papel de trabalho é todo o conjunto de formulário e documentos que constitui o suporte do trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informações utilizadas, verificadas o que procedeu e das conclusões a que chegou constituído a evidência do seu trabalho.
2.2. Forma e conteúdo dos papéis de trabalho
Entre as formas e conteúdo dos papéis de trabalho são destacadas as seguintes seguintes: segundo ATTIE (2000, p. 156):
● Concisão: devem ser claros, de forma que todos entendam sem necessidade de explicações da pessoa que os elaborou;
● Objectividade: com objectivos claros, de forma que se entenda onde o auditor quer chegar;
● Limpeza: os papéis devem estar limpos, de maneira a não prejudicar o seu entendimento;
● Lógica: os papéis devem ser elaborados de forma lógica de raciocínio, na sequência natural do objectivo a ser atingido;
● Completabilidade: todas as informações julgadas necessárias para fundamentar a opinião do auditor, quando da realização do relatório ou parecer.
2.3. Objectivo da emissão dos papéis de trabalho
De acordo com Almeida (2003,p. 6) os principais objectivos dos papéis de trabalho são os seguintes:
● Atender às normas de auditoria emitidas de classe;
● Acumular as provas necessárias para suportar opinião do auditor;
● Auxiliar o auditor durante a execução do seu trabalho;
● Facilitar a revisão por parte do auditor responsável, a fim de que ele se assegure que o serviço foi executado de forma correta;
● Servir como base para avaliação dos auditores;
● Ajudar no trabalho da próxima auditoria bem executada é um exercício que serve de base para que no outro seja conduzida de uma forma mas eficiente;
● Apresenta na justiça às evidências do trabalho realizado, caso seja movida uma acção contra o auditor;
● Para defesa conduta ética -profissional do auditor junto a sua entidade de classe.
2.4. Finalidades dos papéis de trabalho
Para Cordeiro (2008, p. 7):Os papéis de trabalho têm como finalidade buscar elementos comprobatórios suficientes para evidenciar o trabalho realizado pelo auditor e dar fundamento em sua opinião sobre as actividades e os processos auditados. Por trabalhar com documentos originais da empresa, e pelo fato de haver um grande volume de transacções e documentos, seria inviável, além de oneroso para o auditor, comprovar a realização de seus trabalhos através de cópias dessa documentação.
Para isso, ele utiliza os papéis de trabalho, onde registra as descobertas realizadas e pode, assim, comprovar o trabalho executado. Embora os papéis de trabalho tenham origem nos documentos que são de propriedade da empresa, eles pertencem exclusivamente ao auditor, devido ao fato de que neles está fundamentada a sua opinião. Os papéis de trabalho são de natureza confidencial e não podem em hipótese alguma ser utilizados em benefício próprio ou de outrem, uma vez que os mesmos trazem informações obtidas da empresa.
2.5. Natureza de papéis de trabalho
Quanto a natureza de papéis de trabalho, podemos dividir -las em duas categorias.
2.5.1. Papéis permanentes
De acordo com Cordeiro (2008, p. 12) os papéis permanentes contém informações utilizadas em mais de um trabalho ou exercício social.
Esses papéis devem conter informações importantes que tenham interesses permanentes e que possam ser utilizados em bases recorrentes.
Em relação a documentos que podem constituir os papéis permanentes. Cita:
● Manuais de procedimentos interno;
● Estatuto ou contrato social;
● Plano de contas;
● Documentos de planeamento de longo prazo.
2.5.2. Papéis correntes
São utilizadas para trabalhar em curso, ou seja para um exercício social. Em relação a documentos que podem constituir os papéis correntes, cita:
● Programas de auditoria;
● Folha de ajustes e reclassificações;
● Questionário de controles interno.
Tanto ATTIE (2000, p. 177) como Almeida (2003, p. 153) mencionam que na codificação dos papéis de trabalho normalmente são utilizadas letras maiúsculas, obedecendo uma sequência lógica e racional, procurando sempre resumir o trabalho realizado. Seguem abaixo alguns exemplos de codificação utilizada pelos referidos autores:
● Papéis de natureza permanente;
● Papéis relacionados ao planeamento dos trabalhos e ao exame dos controles internos;
● Caixa e Bancos – Folha Mestra;
● Subsidiário de Caixa;
● Subsidiário de Bancos;
● Exame do Saldo do Banco X.
● Aplicações Financeiras;
● Contas a receber;
● Estoques;
● Despesas Antecipadas;
● Realizável a longo Prazo;
● Investimentos;
● Imobilizado;
● Diferido;
● Intangível;
● Fornecedores e contas a pagar;
● Empréstimos;
● Exigível a Longo Prazo;
● Resultado de Exercícios Futuros;
● Património Líquido;
● Receitas;
● Despesas;
● Eventos subsequentes.
Os conjuntos dos papéis de trabalho podem ainda ser divididos em folhas ou células mestras, folhas ou células analíticas ou de detalhes, folhas ou células de ajustes, e folhas ou células de reclassificações.
As folhas mestras são preparadas para fazerem referência imediata ao balanço final ou conta da razão geral. Esses papéis são complementados pelas folhas subsidiárias (programas, movimentações de contas, análises, conciliações, testes e demonstrativos), que evidenciam todo o exame realizado.
De forma prática, pode-se apresentar a sistemática de referenciação da seguinte maneira: Esses papéis de trabalho são relacionados somente com a classificação do Activo e do Passivo, constantes nos Balanços publicados ao fim do ano, ou das contas de Receitas e Despesas do período.
2.5.3. Tipos de papéis de trabalho
Segundo Almeida (1996), existem os tipos de papéis de trabalho que são os seguintes:
2.5.4. Programa de auditoria:
São programas padrões, a serem preenchidos pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e também para outros assunto relacionados com o exame auditoria.
Normalmente as firmas de auditoria preparam programas padrões a serem preenchidos pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e também para outros assuntos relacionados com exame de auditoria (planeamento supervisão, riscos em auditoria, avaliação do controlo interno).
O programa de auditoria é dividido basicamente em três (3) partes que são:
Estabelecer por escrito a política da firma de auditoria;
Padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma organização;
Evitar que seja omisso procedimentos importantes de auditoria.
Tendo em vista que o grau de complexidade da auditoria vária de empresa para empresa, pode ocorrer que determinados procedimentos relatados no programa de auditoria não sejam aplicáveis, como também pode ocorrer que o auditor tenha de adicionar outros procedimentos de auditoria, em função de circunstâncias peculiares de determinada companhia. (ALMEIDA, 2009:89)
Para ATTIE:1998, as vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são:
Estabelecer a forma adequada de realização dos trabalhos;
As considerações feitas pelo auditor para determinação do seu trabalho;
Controlar o tempo despendido na realização do trabalho;
A sequência logica de realização do trabalho;
E evidência dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao original.
2.5.5. Papéis elaborados pelo auditor: são papéis de trabalho que o auditor prepara a medida que vai analisando as diversas contas da razão geral da contabilidade, com objectivo de ter um registo de serviços executado. Os auditores utilizam folhas quadriculadas de seis, doze e dezasseis colunas. Também são utilizadas folhas de blocos para redigir explicações mais longas ou memorandos.
2.5.6 Outros papéis de trabalho: são outros documentos utilizados como: Cartas de Confirmação de Terceiros: que são contas correntes bancárias, aplicações financeiras, contas a receber, estoques, etc.;
2.5.7 Cópias de Documentos Importantes: que são o estatuto social, contratos, manuais de procedimento internos.
2.6. Técnicas de elaboração de papéis de trabalho
De acordo com Cordeiro (2008, p8) Assim como em qualquer área, na auditoria existem técnicas para elaboração dos papéis de trabalho para que os mesmos compram com seus objetivos e também para que haja uma padronização.
As técnicas para confeção dos papéis de trabalho auxiliam na padronização da própria equipa de auditores, bem como para que estes atendem a regras de aceitação em várias partes do mundo, pois essas técnicas são consagradas internacionalmente.
Segundo Almeida (2003), sempre que possível o auditor deve fazer a anotação de seus trabalhos a lápis (preto), facilitando as possíveis alterações durante a execução do serviço, principalmente quando da revisão feita por auditores mais experientes.
Na parte superior do papel de trabalho devem ser anotados o nome da empresa auditada, a
Data base do exame e área que está sendo auditada.
Os papéis de trabalho não podem ter seu verso utilizado e os números, assim como as informações, devem ser colocados na parte superior do papel de trabalho, enquanto as explicações advindas do trabalho executado devem ser colocadas na parte inferior.
As referências, tique ou símbolos, são postos ao lado do número auditado e devem ser explicados na parte inferior do papel de trabalho. Servindo como evidência do trabalho realizado. Os tiques são marcações que servem para mostrar que os trabalhos foram executados e de onde estão vindo às informações.
Notas em auditoria
O auditor pode também utilizar o sistema de notas, para que possa dar todas as explosões que achar necessárias nos papéis de trabalho, prestando uma informação mais completa que os próprios tiques.
Essa representação, através de nota, pode ser demonstrada, conforme exemplos Cordeiro (2008, p. 9), transcritos a seguir:
● Não foi possível a constatação da aplicação da convenção coletiva de trabalho, considerando que a mesma não estava arquivada no escritório regional.
● A realização do inventário físico foi impraticável de realização na data programada, devido ao fato de a empresa ter participado de licitação e ter sido escolhida, o que gerou demanda de serviço no período da programação do inventário.
Os papéis de trabalho que são montados devem ser aqueles que somente trarão uma utilidade para o auditor, e as informações que neles irão conter devem se limitar aos dados necessários. Assim como os comentários devem conter uma redação clara e de fácil compreensão.
Os papéis de trabalho devem ter sua apresentação e o seu conteúdo de modo a permitir que uma pessoa que não participou do trabalho possa compreendê -los de imediato. E os papéis de trabalho devem indicar as conclusões alcançada
2.7. Revisão dos papéis de trabalho
Dentro de um processo de auditoria é natural a revisão dos papéis de trabalho, normalmente feita por auditores seniores, tendo por prática atender às seguintes rotinas, conforme Cordeiro (2008, p. 12), os papéis de trabalho estão sujeitos à revisão do sênior, que prepara uma folha de
“Pontos pendentes”;
➢ A revisão representa um comentário crítico do sênior sobre o trabalho do assistente;
➢ A eliminação das pendências deve ser evidenciada nos papéis de trabalho e não nas folhas de pendências onde foram levantadas;
➢ A promoção dos auditores dentro da hierarquia da organização encontra, como um dos itens de avaliação, a clareza e objetividade com que são “abertos” e desenvolvidos os papéis de trabalho na auditoria.
2.8. Codificação e arquivo dos papéis de trabalho.
Para facilitar a organização e localização dos papéis ou documentos desejados é essencial a elaboração de um sistema de codificação. Esse sistema ajudará na identificação e distinção de cada papel de trabalho desejado.
Cada folha no arquivo deve possuir uma letra e/ou número para possibilitar a criação de um índice que identifica as folhas específicas.
Hoje, com o auxílio da tecnologia, existem diversas maneiras de se arquivar o material utilizado na elaboração do parecer. Os papéis de trabalhos devem ser arquivados em lugar seguro, e de fácil acesso, pois provavelmente serão necessários em momentos futuros.
Os arquivos que serão pouco utilizados, como de anos anteriores, devem ser arquivados em um outro arquivo denominado arquivo morto.
Todos esses procedimentos irão garantir uma organização para os papéis de trabalho. Desta maneira, criando mais segurança e praticidade para os serviços realizados.
3. Conclusão
O trabalho permitiu concluir que dentro da auditoria os papéis de trabalho formulados pelo auditor possuem papel fundamental para obtenção das conclusões.
Os papéis de trabalho constituem os registos dos trabalhos executados pelo auditor, os testes aplicados e informações colectadas.
Tem como característica ajudar no planeamento, execução, facilitar no momento da revisão do trabalho de auditoria e servir como base do e sustentação para o auditor fundamentar suas conclusões.
Contudo, o produto do trabalho de auditoria é evidenciado nos papéis de trabalho, que devem formar um conjunto harmonioso e coeso da matéria examinado e que podemos conter dados que sejam aplicáveis a mais de um trabalho.
4. Bibliografia
➢ ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria. São Paulo, altas editoras, 2 edição, 2009.
➢ ATTIE, William. Auditoria. São Paulo, altas editoras, 3 edição, 1998
➢ www.escolademoz.com (acessado em 21 de Agosto de 2019)
